Procedura zgłoszeń nieprawidłowości

 

Brwinów, dnia 16.12.2024 r.

 

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

Cel wprowadzenia procedury

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów” poprzez wprowadzenie mechanizmu zapewniającego przeciwdziałanie i zwalczanie wszelkich naruszeń prawa związanych z funkcjonowaniem organizacji w postaci kanału anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz ustanowienie mechanizmu ich efektywnego i poprawnego rozpatrywania, jak również dbałość o interesy osób zgłaszających naruszenia prawa, zwanych „sygnalistami” i zapewnienie im ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.

§ 1. Definicje

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
2. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia czyli sygnalisty;
3. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałaniu naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak: dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postepowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
4. informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
5. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
6. osoba dokonująca zgłoszenia / sygnalista – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
7. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
8. zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść.

§ 2.

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:
   1. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
   2. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
2. naruszenia stwarzające    lub    mogące    stwarzać    zagrożenie    dla    bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
3. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
4. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1 a) do le).

§ 3. 

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada właściciel firmy ,,Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”

2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada administrator procedury czyli osoba wyznaczona formalnie przez właściciela firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”, która aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej
3. Właściciel firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”, sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.
4. Osoba wyznaczona formalnie przez właściciela firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów” realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
   1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,
   2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,
   3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,
   4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,
   5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
   6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
   7. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów” zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji

§ 4. 

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w firmie, w szczególności:
   1. w formie listownej na adres: ,,Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów” Powstańców Warszawy    3,    05-840    Brwinów     z    dopiskiem    na    kopercie: ,,ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI”,
   2. w formie e-mail na adres: sygnalista@optymalnie.com.pl

2. Zgłoszenie może mieć charakter:
   1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
   2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu;
   3. anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

§ 5. 

 

1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   1. dane osoby zgłaszającej, imię, nazwisko, stanowisko (nie dotyczy anonimów);
   2. datę i miejsce sporządzenia;
   3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, imię, nazwisko, stanowisko,
   4. opis nieprawidłowości oraz ich
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Wzór karty zgłoszenia, stanowi załącznik do niniejszej
4. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

 

§ 6. 

1. Zgłoszenia, rejestrowane są przez osobę wyznaczoną formalnie przez właściciela firmy „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załącznik nr 2 do procedury. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

2. Pracownik, o którym mowa w 1 dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy.

§ 7. 

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

§ 8. 

 

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 9. 

 

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 10. 

 

1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia firma zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w 1 firma „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”, w szczególności:
   1. podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;
   2. doprowadza do ukarania pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
3. zobowiązuje osobę kierującą komórką kadrową do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie stosunku pracy, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego itp.).
4. Działania, o których mowa w 2 obejmują przede wszystkim:
   1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
   2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
   3. ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej.

§ 11. 

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 12. 

 

1. Dane osobowe osób dokonujących zgłoszeń oraz osób, których zgłoszenia dotyczą chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych. Administrator danych osobowych zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych Sygnalistach.
2. Administratorem danych osobowych jest firma „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych muszą być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 13. 

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

 

 

 

Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania przez osobę reprezentująca firmę „Agencja Optima Ubezpieczenia Brwinów”:

 

 

 

 

 

/Podpis/

 

 

Załącznik nr 1 do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i ochrony osób zgłaszających

 

Opis
Kogo / czego dotyczy zgłoszenie:
Data:
Mie_jscowość:
Dane kontaktowe zgłaszającego
Rodzaj zgłoszenia	[] jawne [] poufue [ ] anonimowe
Imię i nazwisko
Telefon
e-mail
Informacje szczegółowe
Data zaistnienia nieprawidłowości
Data powzięcia wiedzy o nieprawidłowościach
Mie_jsce zaistnienia
Czy zostało zgłoszone?
Do kogo zostało zgłoszone?
Opis nieprawidłowości
Świadkowie
Imię i nazwisko
Imię i nazwisko
Imię i nazwisko
Imię i nazwisko

 

 

Opis dowodów

Charakter nieprawidłowości

Oświadczenie:   Oświadczam, że mam świadomość możliwych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem nieprawidłowości.

Załączniki:

Podpis:

 

Załącznik nr 2 do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i ochrony osób zgłaszających

 

 

POTWIERDZENIE ZGLOSZENIA NIEPRAWIDLOWOŚCI

 

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości, które zostało dokonane przez                  …………………………….dnia                   .. .. . .. .. .. .. . … . .. … . .. . .. .. ….          dotyczące

nieprawidłowości polegającej na:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Niniejszym stwierdza się, że zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty. Odmowa nadania zgłaszającemu statusu sygnalisty wynika z następujących względów:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Podpis osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie:

 

 

 

Załącznik nr 3 do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i ochrony osób zgłaszających

 

REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

 

Lp.	Imię i nazwisko osoby dokonując ej zgłoszenia oraz jej adres do kontaktu	Imię i nazwisko osoby, której zgłoszenie dotyczy	Numer zgłoszenia	Data dokonania zgłoszenia	Informacja o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

 

 

 

 

Załącznik nr 4 do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i ochrony osób zgłaszających

 

 

 

 

 

 

/Miejscowość i data/

 

 

 

 

/Imię i nazwisko/

 

 

/Stanowisko/

 

 

/Adres/

 

 

 

 

 

 

 

OŚWIADCZENIE

 

 

Niniejszym oświadczam, że zapoznałem się i przyjmuję do wiadomości treść Procedury zgłaszania nieprawidłowości i zobowiązuję się do jego przestrzegania.

 

 

 

 

 

/Podpis pracownika/